«ЭДО – ЭТО ИГРА ВДОЛГУЮ»: ПЕРЕХОД НА ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ, ОПЫТ РЖД

20 и 21 октября в отеле Хилтон Москва Ленинградская состоялась XVI ежегодная профессиональная конференция «Трудовое право: актуальные вопросы и лучшие практики 2022». Мероприятие объединило ведущих практикующих HR-специалистов и юристов по трудовому праву, руководителей юридических и HR подразделений.

Ключевой темой конференции стала новая реальность в трудовых отношениях: мобилизация, оформление иностранных сотрудников, автоматизация кадровой работы и ЭДО. В серии интервью для Trinity Events Group спикеры делятся опытом и решениями, выработанными в их компаниях. Рассказывает Ольга Комарова, заместитель начальника департамента управления персоналом ОАО «РЖД».

– Ольга, как давно компания РЖД перешла на электронный кадровый документооборот и какие основные результаты сейчас?

Мы начали переход на ЭДО с 2018 года, с первого эксперимента Минтруда. Сейчас в ЭДО у нас участвуют более 45 самых массовых и востребованных кадровых процессов. Уже сегодня мы видим результативность перехода на ЭДО в среднем от 30 до 96 процентов по отдельным процессам.

– Какая это доля сотрудников?

РЖД – очень крупная компания, поэтому мы разбили процесс перехода на этапы. Сейчас реализованы три этапа. Средний охват ЭДО на данный момент – 35 процентов. Уже сегодня около 100 тысяч наших коллег выбрали ЭДО. Соответственно, переход в рамках этих трех этапов еще не завершен, мы планируем в видимом горизонте перевести на электронное взаимодействие порядка 40 процентов численности нашего персонала.

– В основном это линейный или офисный персонал?

Понятно, что приоритетнее и более открыто в ЭДО идут офисные работники. Это люди, которые обладают более высокой цифровой грамотностью, те, у кого есть планшеты или компьютеры на стационарных местах. Наши производственные кадры – люди с разъездным характером работы, – конечно, тоже переходят, но не так быстро, в силу того, что им это делать не всегда удобно, не всегда есть сеть и доступ к гаджетам.

Конечно, большое внимание мы уделяем разъяснительной работе. Новые процессы всегда требуют информационного сопровождения. Не убеждения даже, а правильного донесения информации. Наша задача – показать, что этот процесс очень удобен, эффективен, упрощает взаимодействие. Мы систематически это объясняем.

Плюс, сам наш сервис работает на увеличение охвата, так как он достаточно простой в использовании и освоении, поэтому «сарафанное радио» тоже работает в нашу пользу. Я сама использую ЭДО, поэтому могу говорить о сервисе не только как его разработчик, но и как активный пользователь.

– С точки зрения технологий: какую подготовку необходимо провести компаниям, прежде чем переходить на ЭДО?

К старту проекта ЭДО у нас уже был разработан личный кабинет сотрудника – Сервисный портал, поэтому именно он и стал ключевой платформой взаимодействия участников трудовых отношений. Также у нас есть свой удостоверяющий центр, который обеспечивает сотрудников ключами электронной подписи. Поэтому, когда мы принимали решение о переходе на ЭДО, у нас уже была создана ИТ-платформа. Мы шли подготовленными.

А вообще сейчас на рынке существует множество коробочных решений, поэтому ЭДО становится все более доступным не только для крупных компаний. Мы, например, создавали всю систему самостоятельно, всю инфраструктуру, писали программы и методологию с нуля, а сейчас достаточно компаний, которые продают решения для бизнеса и технологии, которые позволяют производить цикл подписания, например, или определенные виды заявлений формировать, подписывать и заверять. Берешь, покупаешь и пользуешься. При этом важно, чтобы система отвечала вашим запросам и была полезна вам, а главное адаптивна к изменениям. Так как у нас много отраслевой специфики, при старте внедрения мы приняли решение делать свое.

– ЭДО относится к дорогим решениям. Становится ли цена камнем преткновения для компаний, на ваш взгляд?

ЭДО – история, которая показывает эффективность на долгой дистанции, это игра «вдолгую». Если вы маленькая компания, скорее всего, окупаемость проекта будет достаточно долгой. Чем больше компания, тем быстрее вы ощущаете экономическую эффективность.

Эксклюзивные интервью и комментарии, новости отрасли, а также материалы от спикеров читайте в разделе «Новости» официального портала конференции «Трудовое право». Мы благодарим наших партнеров, спикеров и делегатов за участие в конференции.

До встречи на новых бизнес-мероприятиях Trinity Events Group!