Кейс Fix Price & Optimacros как это было? Интервью с Игорем Фесенко

Игорь Фесенко, партнер консалтинговой практики компании Optiteam, поделился итогами реализации кейса по разработке и внедрению системы интегрированного финансового планирования и бюджетирования на российской платформе Optimacros для сети магазинов низких фиксированных цен Fix Price в России (ООО «Бэст прайс»).

Игорь Викторович, в чем заключаются особенности функционала платформы Optimacros? Какие преимущества она дает компаниям, уже внедрившим в свою работу данную систему?

Ключевая ценность Optimacros для внедривших систему компаний — это возможность объединить всех вовлеченных в задачи корпоративного планирования сотрудников и руководителей в единой системе.

Мы помогаем нашим заказчикам создать цифрового двойника бизнес-процессов компании, настраиваем решения с учетом отраслевой специфики заказчика, и более того, помогаем сохранить и развить собственные методологические наработки для каждого отдельного включенного в периметр автоматизации функционального подразделения.

Это позволяет отказаться от множества вспомогательных Excel расчетов при одновременном сохранении необходимой детализации, глубины планирования и адаптивности алгоритмов планирования без ущерба для контроля и управляемости процесса на уровне руководителя отдельного функционального подразделения.

Возможность обмениваться актуальными/уточненными планами со смежными подразделениями без необходимости обрабатывать промежуточные данные вручную существенно повышает вовлеченность бизнеса в задачи планирования, сокращает трудоемкость одной итерации планирования, и, как итоговый результат приводит к росту оперативности и качества планирования в компании в целом.

С каким запросом к вам обратились коллеги из сети магазинов низких фиксированных цен Fix Price, и какие стратегические планы необходимо было реализовать в ходе внедрения системы?

Перед проектной командой была поставлена задача автоматизации утвержденной и хорошо зарекомендовавшей себя методологии корпоративного планирования заказчика при одновременном повышении оперативности и надежности, а также сокращении трудоемкости процесса.

Искомое решение было призвано преодолеть известные ограничения MS Excel в части управления правами доступа, скорости работы отдельных перегруженных файлов, эффективного контроля над последовательным применением утвержденной методологии и ограничений масштабирования.

Стратегически, Заказчик искал для себя современную технологическую платформу, позволяющую поддерживать потребности активно развивающейся компании в инструментах планирования и контроля.

Основная работа по разработке и внедрению системы интегрированного финансового планирования и бюджетирования для компании Fix Price завершилась в декабре 2022 года. Какие этапы Вы можете выделить, и на что особо обращали внимание специалисты при их реализации?

Этапы работ по проекту внедрения Optimacros для кейса компании Fix Price достаточно универсальны и этим интересны:

• Подготовительный этап позволяет заказчику ознакомиться с возможностями платформы, а команде интегратора с задачей заказчика. Этап разработки концептуального дизайна решения поможет подобрать и согласовать целевую реализацию каждой бизнес-задачи.
• Этап настройки системы начинается с создания рабочих прототипов, на этом уровне есть возможность вносить уточнения в аналитичность и алгоритмы планирования.
• Этап тестирования решения предполагает наполнение системы продуктивными данными, что помогает обнаружить исключения к целевой методологии и дополнить систему необходимым функционалом.
• Этап подготовки к запуску решения в эксплуатацию предполагает финализацию и включение всех необходимых интеграций, актуализацию продуктивных справочников и данных, подготовку пользовательских инструкций и обучение пользователей работе с новым инструментом.
• Этап поддержки решения и дальнейшее развитие платформы. Отдельно отмечу, что команда Fix Price с самого начала уделяла особое внимание формированию центра собственной компетенции Optimacros.

OptiTeam, как интегратор, активно рекомендовал, поддерживал такой подход и организовывал обучение собственных архитекторов заказчика. Благодаря особому проектному подходу и слаженной работе центр компетенции сформирован успешно. Команда Fix Price поддерживает своё решение самостоятельно, привлекая команду OptiTeam для точечных консультаций по новым задачам к автоматизации.

Внедрялись ли в течение 2023 года какие-либо дополнительные опции, выходящие за рамки первоначальной задачи?

Проекты автоматизации задач корпоративного планирования на базе Optimacros часто получают дальнейшее развитие в компаниях наших уважаемых заказчиков. Как говорится, аппетит приходит во время еды.

Fix Price практикует сквозное ревью действующей методологии перед стартом каждой бюджетной кампании, как результат каждый из функциональных бюджетов может быть в любой момент подвергнут точечному или комплексному переосмыслению, и бюджетная кампания на 2024г не стала исключением.
Кроме пересмотра подходов к формированию отдельных функциональных бюджетов в рамках развития решения идет активная работа над задачей балансового планирования.

Бюджетная кампания 2023 года близится к завершению. Какую обратную связь Вы получили от коллег по итогам реализации системы интегрированного финансового планирования и бюджетирования на платформе Optimacros?

Заказчик оценивает результаты проекта достаточно высоко, инструментом и настроенной с помощью инструмента системой доволен, поскольку ключевые перечисленные выше задачи проекта успешно решены. Конечно, лучше, чем сам заказчик никто не скажет о реализации проекта, поэтому приведу цитату Марии Архиповой, руководителя отдела управленческой отчетности Fix Price.

«Проект по переходу на платформу Optimacros в нашей компании был реализован успешно. Мы благодарны команде продукта за то, что всегда были с нами на связи для оперативного решения возникающих вопросов в ходе интеграции системы. Звонки с консультациями, онлайн-обучение, воркшопы – то, что помогло пройти все этапы интеграции в запланированные сроки. Инструмент и настроенная с его помощью система получили высокую оценку от всех сотрудников Fix Price, работа которых так или иначе связана с финансовым планированием», - прокомментировала руководитель отдела управленческой отчетности Fix Price в России Мария Архипова.

Если говорить о планах по дальнейшему развитию платформы Optimacros: какие новые решения и инструменты планируется предложить российскому ритейлу? 

Optimacros как вендор очень активно вкладывается в развитие базовых возможностей платформы. С 2022 года вышло 74 пакета нового функционала, в совокупности это 245 новых и/или усовершенствованных инструментов (в среднем новый пакет функционала выходит раз в 3 недели). Полезно также понимать, что статистика выше – это верхушка айсберга работ команды продукта.

Мы уже много лет успешно выполняем проекты первичной автоматизации, уже сейчас помогаем нашим заказчикам эффективно заместить зарубежные решения таких платформ как Anaplan. Вендор и активно развивает, оптимизирует технологическую базу для эффективного импортозамещения всех без исключения западных систем класса EPM/CPM/BPM на горизонте 2-3 года.

Для Российского ритейла можем предложить рассмотреть платформу Optimacros в первую очередь для решения таких задач как:
1. Бюджетирование и прогнозирование;
2. Анализ и отчетность;
3. Управление запасами;
4. Прогнозирование спроса и сезонности;
5. Ценообразование и акции;
6. Управление персоналом;
7. Особое внимание предлагаем обратить на концепцию интегрированного планирования, при котором все перечисленные выше задачи могут быть объединены в единый контур на базе платформы Optimacros.