ЦИФРОВОЙ ПОМОЩНИК ЗАКУПЩИКА: ОПЫТ «ТАТНЕФТИ»

27 и 28 октября в Хилтон Москва Ленинградская прошел XIII Всероссийский саммит «Корпоративные закупки». Традиционная осенняя встреча директоров по закупкам объединила более 150 участников из ведущих компаний. Темами дискуссии стали импортозамещение, параллельный импорт, альтернативная логистика, актуальные кейсы, и, конечно, тренды на рынке закупок. На полях саммита мы поговорили с ключевыми спикерами о главных проблемах и вызовах для отрасли. Рассказывает начальник отдела методологии и аналитики Центра закупок ПАО «ТАТНЕФТЬ» Алексей Меркурьев. 

– Алексей, в ходе презентации вы рассказали о цифровых решениях, которые стали актуальными в вашей компании. В чем они заключаются?

На каждом этапе проведения закупочной деятельности мы внедрили цифровых помощников, от этапа планирования и формирования тендерной документации с проектом договора, до самой закупки и заключения договора. Цифровой помощник является ассистентом закупщика, ускоряет сам процесс закупки, снижает вероятность человеческой ошибки эксперта, плюс, в том числе, в ряде случаев увеличивает и экономическую эффективность.

– Как давно вы пользуетесь этим сервисом? Есть ли результаты?

Сама система управления закупочной деятельностью была внедрена более двух лет назад. Сейчас уже она показывает эффективность в части ускорения закупок, потому что с каждым годом их количество растет, и, если бы мы не внедряли данный инструмент, вероятнее всего, мы просто не справились бы с таким объемом.

Второй серьезный эффект – это минимизация рисков. Благодаря внедрению системы, количество ошибок падает, а при большом объеме закупок человеческий фактор ощутим: когда есть большое количество закупаемых позиций, шанс упустить строчку, цифру или какую-то деталь очень высок. С использованием помощника все данные подгружаются в систему автоматически – на стадии формирования договора, на стадии проверки, все данные о подрядчике.

– Все ли процессы в закупках можно автоматизировать?

100 процентов объема работы, конечно, автоматизировать просто невозможно. Невозможно учесть все. В ряде процессов без закупщика не обойтись от слова «совсем».

Могу привести такой пример: нужно, допустим, выбрать победителя. Да, у нас настроены алгоритмы того, по каким правилам мы выбираем победителя, но этот факт не отменяет того, что человек глазами и своими руками должен проверить, как все заполнено, все ли баллы подсчитаны, насколько корректно подрядчик заполнил данные, все ли документы он о себе предоставил. Кроме человека это никто не сделает. Плюс, сама проверка победителя. Оценить его техническое соответствие тоже может только человек. Это живой выезд или аудит онлайн. Так или иначе, мы упираемся в человека, обладателя экспертизы, и в человеческое общение. Так что да, вывод таков: полностью исключить из процесса человека мы не в силах, но сократить его занятость рутинными операциями – можем.

– С технической точки зрения, какое ПО и какая подготовка нужны компании?

Мы работали с коробочным решением, и уже на его основании формировали систему, которая подходила нам. Сейчас она продолжает набирать мышцы. Это процесс безостановочный, и все еще находятся процессы, над которыми мы работаем, которые мы отлаживаем.

– Уязвимы ли такие системы для угроз с точки зрения кибербезопасности? Могут ли повлиять на работу этой системы санкции?

У нас – за счет использования отечественного ПО – риск влияния санкций значительно меньше. Что касается кибербезопасности, то любая система может быть уязвима, надо заниматься этими вопросами, настраивать защиту. Этим в компании занимается отдельное направление по информационной безопасности.

– Многие прогнозируют, что кризис 2023 года будет серьезнее, чем в этом году. К чему вы посоветовали бы готовиться компаниям сейчас?

Развивать цифровых помощников. Работы у закупщика точно не будет меньше, наоборот, а цифровой помощник – это хороший способ сэкономить время и направить силы в более продуктивное и творческое звено.

Каждый день рынок преподносит нам все больше сюрпризов, поэтому важно идти в ногу со временем. Если вы не начнете внедрять новые решения сегодня, завтра может оказаться уже слишком поздно.

Эксклюзивные интервью и комментарии, новости отрасли, а также материалы от спикеров читайте в разделе «Новости». Мы благодарим наших партнеров, спикеров и делегатов за участие в конференции. 

До встречи на новых бизнес-мероприятиях Trinity Events Group!